5w1hってなに?それぞれの要素の特徴・使い方・活用するメリットを解説します

目次

1)5w1hとは
2)5w1hの内容を詳しく解説
3)5w1hの最大のメリットは円滑なコミュニケーションが取れること

1)5w1hとは

5w1hは、以下の英単語の頭文字をとったものです。

  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:だれが
  • What:なにを
  • Why:なぜ
  • How:どのように

コミュニケーションを取る際に、上記の内容に沿って話をすると内容をうまく伝えられるので、ビジネスの場面などで活用されています。

人と会話した際に「だれのことを言っているんだろう」「いつのことなのかな」このように相手の話の内容に疑問が浮かんだ経験はありませんか?

5w1hには、コミュニケーションを取る中で、必要な要素が全て含まれているので、相手に明確な情報を伝えられます。

仕事が円滑に進まない方や、従業員やお客さんとのコニュニケーションがうまくいかない方は、5w1hを活用してみましょう。

2)5w1hの内容を詳しく解説

5w1hがどんなものなのか解説してきましたが、それぞれの要素の意味を具体的に知りたい方もいるかと思います。

そこでここでは、5w1hの要素を1つずつ解説します。

①When

Whenは時間の要素で、日時や期日を伝えます。例を出すと以下の通りです。

  • 時間
  • 曜日
  • 日にち
  • 期日
  • 季節

会話の中で時間に関する要素はかなり大切です。

「いつまでに提出なのか」「いつ会うのか」などが伝えられていないと、時間はいつでもいいと解釈され、期日までに終わらせるべきことが終わらなかったり、業務が円滑に進まない原因となります。

受け手側からしても、いつまでなどの時間を伝えてもらえれば、それまでにやるべきことなどの予定を立てやすいです。

②Where

Whereは、場所や空間などの要素です。例を出すと以下の通りです。

  • どこで
  • どのあたりで
  • ここからここまでで
  • どんなところで

「どこで」以外にも「ここからここまで」などの空間もWhereの要素に入ります。場所の要素を伝えることで、受け手はその場所に行くまでの時間や移動手段を考えられるので、重要な要素です。

例えば、「あの施設のようなイメージで」などと伝えることで、お互いのイメージを共有できるので、すれ違いも少なくなります。

③Who

Whoは、人や物、役割などを表す要素です。具体的な例を出すと以下の通りです。

  • 会社の名前
  • 会社の社長の名前
  • 従業員の名前
  • 担当者

会話において、情報の中心となる人物や物を伝え忘れてしまうと、話の内容がぼやけてしまい「だれについて話しているのか」「なにについて議論しているのか」などが曖昧で円滑なコミュニケーションが取れません。

人物や物の名前を明確に伝えると、それぞれの関係性が理解しやすかったり、新しい関係性に気付いたりできます。関係性や契約者の年齢層などを明確にすれば、マーケティングに応用することも可能です。

④What

Whatは、物や事などの目的の要素です。例を出すと以下の通りです。

  • 特定の商品
  • サービス内容
  • コンセプト
  • 特定の資料

目的と一括りに言っても、ある特定の存在するものや、コンセプトなどの物理的に存在しない概念など幅広いです。

存在するものであれば、目の前に持ってきたり写真を見せながら話せば完璧に共有できますが、概念を共有するとなると曖昧に伝わることもあるので、できるだけわかりやすい方法で伝える必要があります。

⑤Why

Whyは、理由や原因を表す要素です。例を出すと以下の通りです。

  • 〜と言う理由で〜になった
  • 〜が原因で〜の売り上げが下がった
  • 〜したら〜の売り上げが上がった

ビジネスに限らず普通の会話の中でも「今日は会社を休みます」とだけ伝えられても、なんで休むのかが知りたいと感じるはずです。

聞き返す手間を省き、円滑にコミュニケーションを取るためにも、会話の中に理由や原因の要素を取り入れましょう。

⑥How

Howは、手段や方法を表す要素です。例を出すと以下の通りです。

  • 電車で行く
  • 飛行機で行く
  • この方法を試す

手段や方法の要素が会話にないと、受け手はどのような行動をとればいいのか、どうして欲しいのかなどの疑問が残ります。

相手にどんな手段や方法を取って欲しいのかを明確に伝えるためにも、わかりやすく明確なHowの要素を伝えましょう。

3)5w1hの最大のメリットは円滑なコミュニケーションが取れること

今紹介してきた5w1hに当てはめてコミュニケーションを取ると、頭の中で整理できていない情報でも、相手に伝えるべき情報を整理してわかりやすく伝えられます。

今まで従業員やお客様との会話の中で、相手から聞き返されたり、何度も質問された経験がある方も、その手間や時間をかけずに伝えたいことを伝えられるということです。

まずは、ビジネスシーンではなく友人などとの会話の中で、5w1hを意識した会話をした後に、お客様や従業員との会話の中に少しずつ取り入れると活用しやすいので、おすすめです。

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