リマインドって何？ビジネスシーンでのリマインドメールの書き方や注意点を解説！

目次

1）リマインドって何？活用シチュエーションを解説
　1-1）リマインドとは
　1-2）リマインドメールが使われる具体的なシチュエーション
2）リマインドメールの書き方やポイントを解説
　2-1）リマインドメールの書き方を例文で紹介
　2-2）リマインドメールを送る際に注意するポイント
3）リマインドメールに失礼なく返信する方法

1）リマインドって何？活用シチュエーションを解説

ここでは、リマインドについて大まかに解説します。「そもそもリマインドって何？」「リマインドはいつ使うの？」このような疑問がある方は、確認してみてください。

1-1）リマインドとは

リマインドには「思い出させる」「思い起こさせる」という意味があり、主にビジネスシーンで活用されます。ビジネスシーンでは、メールでリマインドすることが多いので「リマインドメール」と呼ばれることも多いです。

リマインドメールは、何かの期日や予定が近づいたときなどに、それを知らせる意味で使用されます。社内・社外問わず使われることが多いので、リマインドの意味を知らなかった方は、是非覚えておきましょう。

1-2）リマインドメールが使われる具体的なシチュエーション

リマインドメールは、以下のようなシチュエーションで使われます。

• 大事な会議の日にちが近づいているとき
• 書類や資料などの提出期限が近づいているとき
• 何かの費用を催促したいとき
• イベントなどの出欠を確認したいとき

上記のシチュエーションを見ると、何かの予定を再確認したい時にリマインドメールを活用することが多いとわかります。仕事上、書類や資料の提出があったり会議があるような方は、リマインドメールを活用する可能性があると認識しましょう。

以下では、リマインドメールの書き方を紹介するので、是非参考にしてください。

2）リマインドメールの書き方やポイントを解説

ここでは、具体的な例文をあげて、リマインドメールの書き方やポイントを解説します。

2-1）リマインドメールの書き方を例文で紹介

リマインドメールの例文をいくつか挙げると、以下の通りです。

例文1：資料提出の催促(社内の人へ)

お疲れ様です。

先日、〇〇に関しての資料をお送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。

皆様からご意見をいただき、今週末に提出する必要がございます。

お忙しいところ恐縮ではありますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

例文2：訪問日程確認(顧客へ)

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日ご予約いただいた作業の日程が3日後となりましたので、改めて日程をご案内いたします。

日時：◯月◯日(金)18:00〜

作業内容：〇〇

予約時間が18時からとなっていますが、不都合はありませんでしょうか？

何か不都合などありましたら、なんなりとお知らせくださいませ。

例文3：打ち合わせの日程確認(取引先へ)

お世話になっております。

〇〇支店の〇〇です。

新サービスに関しての打ち合わせの日程につきまして、3日後に近づいて参りましたので改めて日程をご連絡いたします。

日時：〇月〇日(金)16:00〜

会議内容：新サービスの概要説明

場所：〇〇支店

何か不都合などありましたら、〇〇までご連絡くださいませ。

ご多忙中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

2-2）リマインドメールを送る際に注意するポイント

リマインドメールを書く際は、以下のポイントに注意して作成しましょう。

• 件名にリマインドと書かない
• リマインドメールを送る人を確認する

リマインドメールだからといって、メールの件名に「リマインド」の言葉を入れるのは避けましょう。

催促のメールという意味が強くなり、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。リマインドと書くのではなく「ご確認」「再送」などの言葉に変えた方が、柔らかい印象を与えられます。

さらに、送る相手をしっかり確認してから送る必要もあります。面倒だからと一斉送信してしまい、関係ない顧客や他社の方にメールが送られてしまっては大変です。

リマインドメールを送る人をしっかり確認し、一斉送信ではなく、リマインドメールを送る方によって文章を変えながら作成しましょう。

3）リマインドメールに失礼なく返信する方法

リマインドメールを作成するだけでなく、返信する立場になる可能性もあります。

リマインドメールに失礼なく返信するためには、相手への感謝の気持ちを表すことが大切です。以下のような言葉で相手へ感謝の気持ちを伝えましょう。

• 業務がお忙しい中、ご連絡をいただきありがとうございます。
• 再度連絡をいただきまして、ありがとうございます。
• お忙しい中、丁寧なご連絡ありがとうございます。

さらに、リマインドメールがきたらすぐに返信することも大切です。数日後に返信していないことに気づき慌てて返信することがないように、気づいた時に返信するのがおすすめです。

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