【領収書の再発行】依頼するとき・されたときの対処方法!断り方も解説

 

 

1. そもそも、領収書ってなんのために発行してるの?

そもそもなぜ領収書をもらったり、発行したりするのでしょうか。

なんとなく重要な書類だと分かってはいても、なんだか複雑そうで自信をもって説明できない方も多いと思います。

そもそも領収書とは、商品やサービスにお金を支払ったこと(受領事実といいます)を証明するための文書です。

領収書は印紙税法上、金銭または有価証券の受取書に該当します。「受取書」「仮領収書」「レシート」相済、了、領収等と記載された「お買上票」、「納品書」等も、金銭を受領した事実を証明する書類であるという点で「領収書」と同じ扱いを受けます

参考:国税庁ホームページ(https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm

 

2. 領収書が必要になる場面っていつ?

それでは、領収書はいったいどんな場面で役に立つのでしょうか?

商品・サービスを受け取った側にとって領収書は、経費精算や確定申告の際に役立ちます。

たとえば、接待時の会食の食事代や出張時に交通費を経費として精算するときに、領収書が役に立つのです。いつ・どこで・誰が・何のために・いくら代金を支払ったのか。それを領収書が証明してくれるというわけです。

また、支払った代金を再度請求されることを防ぐこともでき、いわゆる「言った言わない問題」に発展しにくいと言えます。

一方、商品・サービスを提供する側(店舗側)にとっては、お金を確実に受け取ったことを証明するために発行されます。

 

3. 領収書の再発行はできるの?

結論から言えば、領収書の再発行の依頼には安易に応じるべきではありません。

なぜなら、領収書発行側に再発行の義務がないことに加え、領収書の二重発行が不正使用とみなされ、思わぬリスクを抱えてしまう恐れがあるからです。

お客様から紛失を理由に、再発行を求められることもあるでしょう。

しかし、お客様が本当に紛失をして依頼したのか、それとも経費の水増しなど悪用目的で依頼したのかを確認するのは困難です。最悪の場合、脱税に加担したと税務署から誤解されてしまう可能性もあります。

それでは、実際に再発行の依頼があったときは、具体的にどう対処すればいいのでしょうか。

 

4. 領収書の再発行を「依頼されたとき」の断り方・注意点

①まずは「再発行できない」と伝える

お客様への厚意で領収書を再発行したつもりが、領収書の二重発行として不正とみなされる可能性はゼロではありません。

お客様から再発行を依頼されたとしても、「申し訳ありませんが、再発行には応じられません」と、理由を添えてきちんと伝えるようにしましょう。

また領収書の再発行には応じない構えであることを、予め領収書に記載しておくことが重要です。

事前に周知しておくことで、お客様から依頼されたときに断りやすくなります。

 

②やむを得ない場合は「再発行」と明記する

お客様が紛失した理由・経緯について、理解できる場合もあるでしょう。

その際は、領収書のタイトル横に「再発行」や「再」と明記した上で再発行するようにしましょう。

また、後のトラブルに発展しないように、今回の対応が特別であることもお客様に伝えておきます。

 

5. 領収書の再発行を「依頼するとき」の注意点

①原則、再発行は行われない

くり返しになりますが、領収書の再発行は、原則行われないことが一般的です。

発行側には再発行義務がない上、二重発行のリスクを抱えたくないからです。

 

②レシートで代用できる場合も

領収書の代用として有力なのがレシートです。

原則として、領収書として有効力なのは、以下5つの項目が明記されていることが条件です。

  • 発行者
  • 発行日時
  • 取引内容
  • 金額
  • 受取人

 

③出金伝票に記録する

出金伝票の支払記録に、以下の4項目を記録しておけば、領収書の代用として認められる場合があります。

  • 支払先

 社名や屋号を記録します

  • 日付

 支払った日を記録します

  • 領収書の但し書きに相当する内容

 サービス内容や購入した商品名などを記録します

  • 支払金額

 税込金額を記録します

※出金伝票をあまりに乱発したり、支払額が高額である場合、税務署から不正を疑われる可能性があるので注意しましょう。

 

6. まとめ

領収書は、商品やサービスに対して料金を支払ったことを証明する大切な書類です。保管場所を再度確認し、紛失を未然に防ぐことが重要です。

 

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