仕事の電話が面倒な人のための電話利用術

ビジネスを行っていくうえで、電話は必需品です。電話番号を連絡先として用意し、広く公開することで一定の信用を得られます。

しかし、一方で電話には面倒な面もあります。仕事上の電話でも、相手に気を使う必要があり、話が長くなっても無下には切れない相手もいます。

そんな便利だけれど、面倒な面もある電話を上手に使う方法を考えてみましょう。

 

1. 連絡手段としての電話の特徴とは

IT技術やSNSの発達した昨今、ビジネス上で利用する連絡手段は複数あります。電話(携帯電話)、Eメール、LINEなどのSNSツール、FAXなど、さっと考えるだけでも複数の手段があげられます。

各種の連絡手段と電話を比べた場合、電話の特徴となるのは以下の点です。

  • メールやSNSのように文面を用意する必要がない。反面、アドリブ頼りのコミュニケーションとなる。
  • どれくらいの時間が掛かるか想定しずらい
  • 電話番号の普及率は高く、仕事相手には連絡先として公開していることが多い
  • 電話では発着信の記録は残るが、話した内容は相手の頭の中にしか残らない(通話を録音した場合は除く)
  • 発信者と受信者が同時に電話の前にそろっていなければコミュニケーションが成立しない(留守番録音機能の利用は除く)
  • 安価に素早く導入、構築することができる連絡手段

 

2. 電話以外の手段を選んだほうが良い場合

連絡したい内容が定まっている場合は、メールやSNSでの連絡の方が内容が明確になり、無駄な時間を使わずに済みます。相手が電話の前におり、電話に出られる状態という前提条件とどれくらい話が長くなるかわからないリスクを避けることができます。

仕事上でのやり取りを行ううえで、連絡したこと、連絡した内容が残ったほうがよい場合はメールを使うべきです。例えば、何らかの約束事を伝える場合はメールで連絡した内容が残ったほうが良いでしょう。連絡した履歴とその内容が残ることは、相手との認識がずれたとしても再確認する際のエビデンスとなります。

電話が向かない相手というのもいます。話が要領を得ない場合、繰り返しや無駄話が多い場合などは電話での連絡は向きません。対面か、資料を用意するなどして文面で伝えることで自分の時間も相手の時間もセーブすることができるでしょう。

 

3. 電話を使ったほうがよい場合

連絡、質問する内容が広範または複数にまたがる複雑な連絡事項の場合は、電話で連絡をしたほうが効率的な場合もあります。電話の特性上、コミュニケーションが円滑に成立する相手の場合は、効率的に多くのことを伝え、確認の取れる連絡手段となります。

相手の連絡先を電話番号しか知らない場合は、電話は有効なコミュニケーション方法といえるでしょう。初めての相手でも、ビジネスをしている場合はインターネットなどに電話番号を公開している場合も多く、連絡可能なのは利点です。

中小企業や自営業者の主な取引先となる相手を考えた場合にも、電話を持っていないということはほぼないため、使い勝手の良さもあります。

またコミュニケーションの内容が記録として残らないほうがよい場合もあります。例えば見積金額の概算について話す場合、公式な額ではないけれど概算はいくらかといった会話です。会話する内容を考慮して、電話のメリットが出る場合は利用していきましょう。

 

4. まとめ

相手から掛かってくる電話はナンバーディスプレイなどで出るか出ないかを決めるしかありませんが、自分の側からの電話はコントロールできます。電話の便利さを利用し、効率の良いコミュニケーションを作るためのツールとして利用しましょう。電話は身近ですが、不便なところ、デメリットを被らないように慎重に利用する必要のあるツールなのです。

 

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