仕事の電話が苦手な人の克服方法とは?

個人事業主、自営業者といっても一人で周囲との関わりを断っていては、お金は生み出せません。誰かから仕入れをしたり、販売をしたりと連絡を取ることは必須なのです。

その連絡によく利用されるツールが電話ですが、仕事の電話が苦手という人も結構いるのではないでしょうか。仕事の電話が苦手な人のための克服方法をご紹介します。

 

1. 電話で話す内容を決めておけばいい

電話が苦手な人の多くがあげる理由に、何を言えばいいのか分からなくなってしまうというものがあります。

電話はその特性上、音声のみで情報のやり取りを行います。耳から入ってきた情報を頭の中で整理して、相手への解答を口から発するというのが電話の基本的な使い方でしょう。

その途中で、自分の中での電話への対応が止まってしまうことにより、何を言えばいいのか分からなくなってしまう状況が発生するのです。

また、相手の顔や雰囲気が見えず、どれだけ気を遣ったらよいのか、どこまで敬語を使わなくてはならないのかわからないのが苦手な理由となっている人もいます。

確かにその通りではあるものの、実際に対面しての会話で相手の顔や雰囲気が見えても、相手が実際に考えていることはわからないため、実際には同じなのです。

極論を言うと、気を遣って、謙譲して相手に対していることが伝われば、ほとんどの相手はそれ以上の対応を求めることはありません。

何を話したらよいか、どれくらい相手に気を遣った内容を話したらよいのか、電話しているときに考えるのが難しいのであれば、電話する前にどう話すかの台本となる原稿を作っておけばよいのです。電話のマニュアル化ともいえるでしょう。

電話において情報の発信者側となる場合、原稿はシンプルです。伝えたい内容をまとめておけば繰り返し使えます。

情報の受信者側となる場合は、もう少し複雑ですが、やはり対応は可能です。単純に一通りの台本ではなく、相手の話の進め方によって、会話をフロー化して分岐するように対応する必要があります。

 

2. 情報を伝える側の場合

情報を伝える側として電話を利用する場合はシンプルです。電話で話す内容の台本となる原稿を作っておけばよいのです。

台本を作ることには多くのメリットがあります。伝える内容を整理する機会が持てること。理論建てた説明が組み立てられること。電話中にどうしたらよいのかというパニックを避けられること。敬語なども事前に台本に盛り込んでおけばよいこと。

台本を作成する作業コストは発生しますが、繰り返し使える内容であれば、苦手を克服できるとしたらメリットが上回るでしょう。

 

3. 情報を引き出す側の場合

電話により、相手とやり取りを行って情報を引き出したり、約束を取り付けるなどの複雑な会話をする場合は、もう少し手の込んだ会話の元ネタとなる台本を作ることで対応が可能です。

相手がどんなことを言ってくるかわからないから、そんな原稿は作れないというように考えられてしまいがちです。

しかし、フローチャートなどを使って相手の解答による分岐のある台本を作っておけば対応できます。その電話が業務の大きな比重を占めるようであれば、業務のマニュアル化にもなるでしょう。

 

4. まとめ

仕事の電話に苦手意識を持っている場合、その意識を変えるという対処はなかなか難しいです。失敗しながら覚える、といわれても個人事業主や自営業者なら失敗している間にそのビジネスを失ってしまうかもしれません。

電話での会話に台本を作って対応する方法であれば、精神的な面での変化は必要ありません。台本を作るコストだけかければ、少なくとも今の会話を改善する手立てを打つことができます。仕事での電話が苦手だと思っている人は、是非試してみてください。

 

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