個人事業主の経費|車・スーツ・食費は経費で落ちるのか?③食費を経費で落とす方法と注意点(全3回シリーズ)

個人事業主の方が仕事の合間で立ち寄ったコンビニのおにぎり代、社員と行った夜の飲み会代、顧客との打ち合わせに用意した弁当代など経費にしているという方も多いと思います。

ただし、これらは経費として認められるものとNGなものがあります!間違えると追加課税の可能性もあるので、注意が必要です。早速、確認していきましょう。

 

目次

1) 個人事業主の食費は経費で落とせるのか?
ケース1:仕事の合間のコンビニのおにぎり代
ケース2:社員と行った夜の飲み会
ケース3:顧客との打ち合わせの弁当代
ケース4:出張中の食費
2) 個人事業主が食費を経費で落とす方法
①誰と何の目的で利用した食費かレシートに記録を残す
②スケジュール帳にも記録を残す
③議事録・レポートを残しておく
④頻繁に利用し過ぎない
⑤家族との食事代、旅行代は難しい
3) 個人事業主でも食費は経費にできる

1) 個人事業主の食費は経費で落とせるのか?

個人事業主の食費が経費で落とせるのか、万が一、税務調査が入った際に、間違った認識で経費処理していると、後から追加課税をかけられる可能性があります。まずは、身近な事例からみていきましょう。

 

ケース1:仕事の合間のコンビニのおにぎり代

仕事が忙しくオフィスに戻れなかったので、移動の合間で、コンビニのおにぎりとお茶を買った昼食代。

これは経費にならずNGです。

理由は、この行為が直接、仕事と関連しているわけではなく、学生や主婦であっても、外出先でお昼の時間帯になれば、コンビニなどで昼食を買いますよね。経費になるのはあくまで仕事と関連した費用に限ります。

【認められるポイントは?】

同じ一人の食事代でも認められるケースがあります。

・事務所に戻る時間がなく、やむなく喫茶店でお茶をしながら、適宜、社員と連絡を取って一人で仕事をした

・急なトラブルで、とりあえずwifiがあるカフェに入ってオンライン会議をした

上記のような場合は、通常、仕事のための「会議費」として認められます。だからといって、毎日のお昼代をこのパターンで経費計上することはできないので、上手に使い分けましょう。

ケース2:社員と行った夜の飲み会

条件付きで接待交際費として経費で落とすことができます

夜の飲み会でも、取引先との飲み会は、経費OKという認識があると思いますが、これは社員との飲み会であってもOKです。

【認められるポイントは?】

・仕事の話を含んでいる前提である

・割り勘ではなく社員の食費代も個人事業主が全額負担している

・頻繁ではなくここぞというタイミングの飲み会である

上記が代表的な条件です。

社員を誘ってお酒を飲みながら、会社の将来、プロジェクトの改善案を探るということはありますよね。この場合は経費として認められるのが一般的です。

ただし、週に何度も行う、高級な焼肉店での開催、明らかに総額が高すぎるといった場合は、税務調査でNGとなるケースと思って、常識の範囲内で扱うことがポイントです。

ケース3:顧客との打ち合わせの弁当代・ランチ代

もちろん会議費として経費OKです。

これは、社員との昼食代にも応用できます。例えば、社員とファミレスでランチをしながら、ミーティングしたという場合は、「会議費」という項目で経費化することが可能です。

【認められるポイントは?】

家族が社員の場合、状況によって税務署の判断が別れる場合もありますが、本当にミーティングをしていたことが認められれば「会議費」としての計上が可能です。

ただし、子供の分まで支払っていないか、金額が高すぎないか、頻繁ではないかなど注意が必要です。

ケース4:出張中の食費

宿泊代に含まれている食費(1泊2食付きなどの食事代)は経費となります

ただ、出張先で一人で食べた昼食代、飛行機を待っている間に社員と割り勘で食べた夕飯代などは経費になりません

後者はケース1と同様に、日常生活を送っていれば、誰もが行う行為であり、直接、業務には関連していないためです。


【認められるポイントは?】

・ランチを出張先の取引関係者と一緒に割り勘で食べた

・取引先にすすめられた飲食店にわざわざ行って一人で食べた

上記のような場合前者は「会議費」、後者は取引先との関係維持のための「交際接待費」での計上が認められるでしょう。ただし、ここでも、高額な焼肉店などは難しい場合もあります。

2) 個人事業主が食費を経費で落とす方法

実際に、税務調査の対象になる個人事業主の割合は数%前後とも言われており、「そんなの来ないよ!」と周囲から言われることもあると思いますが、本当に来る時があるんです!

その場合の調査は徹底的に行われます。

その場になって付け焼き刃の証拠はすぐに見抜かれ、追加課税が課されます。もしもはあると思って、日々の準備をしておきましょう。

 

①誰と何の目的で利用した食費かレシートに記録を残す

レシートや領収書を残している方は多いと思いますが、誰と、何の目的で利用したのか記録することが大切です。

レシートや領収書の裏に、食事をした人の名前、「経費MTG」などミーティングの目的を簡単に記録します。

領収書だけでもOKですが、同席した人数や食べた物がわかるレシートも一緒に残しておく方が説得力が増すので◎。

 

②スケジュール帳にも記録を残す

例えば、あまりに食費という名の経費が多い場合、過去のスケジュール帳やメールのデータなども調査されるケースも少なくありません。

11/10 11:30〜経理課の山田さん、庶務の平井さんと経費のMTG」など簡単でいいので、スケジュール化しておくことで、正当性がアップします。

 

③議事録・レポートを残しておく

先ほどの①や②とは別に、当日のミーティングの議事録やレポートを残しておくとより安心です。

正式なものでなくても大丈夫。A4用紙1枚程度でいいので、以下の内容をパソコンのデータ上に残しておきましょう。データの作成日などからも証拠として説得力が増します。

・食事をした日付
・参加メンバー
・店名
・総額
・会議、ミーティング内容

④頻繁に利用し過ぎない

個人事業主の場合、会社員などと比べて、仕事とプライベートの区別がつきにくいという特徴があります。

確かに、会社員よりも、人一倍頑張っておられるのも事実でしょう。

ただし、税務署はあくまで、経費というお金の使い方の面だけを見て、公平に判断するため、普通の会社員であっても負担するであろう個人のランチ代、割り勘で支払った飲み会代などは認められません

いざという時に、経費として落とせるよう頻度や金額など常識の範囲内で修めましょう。

 

⑤家族との食事代、旅行代は難しい

家族経営の個人事業主も多いと思いますが、税務署調査では、ここの部分が特に調査されると言っても過言ではないでしょう。

家族との会議でかかった飲食代、家族である社員との仕事上の出張代であれば、理論上は、食費や旅行代も経費計上が可能です。

その際、子供の費用まで計上していませんか?

食費であれば、本当に会議をしたという議事録、レシート裏に記載された人数などとの整合性が求められます。

家族社員との出張費であれば、何の目的で行ったのか、現地で会議や打ち合わせ、視察など実際に行われた記録、レポートが必須です。

また、この際も、家族全員分の旅行代を計上するのではなく、個人事業主の分だけにするといった配慮も必要でしょう。

 

3) 個人事業主でも食費は経費にできる

個人事業主の食費も、ポイントをつかめば経費計上が可能です。

日々の細かい食費も、積もり積もれば経費になって大きな節税につながります。ここでご紹介したコツを参考に、食費も上手に経費計上して節税しましょう!

 

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